So beginnt das Engagement: Strukturierte Organisations-Aufnahme
Jedes Engagement beginnt mit einer strukturierten Aufnahme der Organisation des Kunden. Das bedeutet: Wir erfassen systematisch die beteiligten Abteilungen, die von ihnen verantworteten Prozesse, die bestehenden Systeme, die diese Prozesse berühren, sowie die Entscheidungspfade, die regeln, wie Arbeit zwischen Personen und Systemen weitergegeben wird. Ziel ist es, ein klares, gemeinsames Bild der Organisation zu erhalten, bevor die Konzeption des Agenten beginnt. Wir erwarten nicht, dass Sie diese Aufnahme selbst vornehmen. Eine strukturierte Methodik leitet das Gespräch – sie deckt die richtigen Bereiche in der richtigen Reihenfolge ab, bringt die für das Agentendesign relevanten Details ans Licht und zeigt Randbedingungen auf, die den Umfang beeinflussen könnten. Die detaillierte Discovery-Methodik – die konkreten Fragen, die Reihenfolge der Themen und der analytische Rahmen für die Auswertung – ist Bestandteil des Beratungsengagements und wird hier nicht veröffentlicht. Was Sie erwarten können: Der Prozess ist gründlich, wiederholbar und darauf ausgerichtet, der Designphase alles Notwendige bereitzustellen, damit diese ohne Rätselraten voranschreiten kann.Was während der Discovery geschieht
Im Mittelpunkt der Discovery steht ein 60-minütiger Workshop, der remote oder vor Ort stattfindet. In dieser Sitzung gehen wir gemeinsam Ihre aktuellen Abläufe durch, identifizieren die Aufgaben, die den größten manuellen Aufwand verursachen, und bestimmen, wo ein KI-Agent realistischerweise einen Unterschied machen kann. Im Anschluss an den Workshop besteht die Möglichkeit, das Gespräch asynchron weiterzuführen. Entstehen auf beiden Seiten Rückfragen – Klärungsbedarf, fehlende Details oder neue Ideen – werden diese über ein gemeinsames Frage-und-Antwort-Dokument abgewickelt, damit nichts verloren geht.Die Discovery ist kein Verkaufsgespräch. Es ist eine Arbeitsitzung. Je offener Sie Ihre aktuellen Herausforderungen und Arbeitsabläufe schildern, desto aussagekräftiger wird Ihr Discovery-Dokument sein.
Was wir von Ihnen benötigen
Um den Workshop so produktiv wie möglich zu gestalten, bereiten Sie sich bitte auf folgende vier Bereiche vor:Ihre drei häufigsten Routineaufgaben
Identifizieren Sie die manuellen, häufig wiederkehrenden Aufgaben, die Ihr Team am regelmäßigsten erledigt – jene, bei denen Sie das Gefühl haben, sie könnten (und sollten) automatisiert werden.
Ihr aktueller Technologie-Stack
Listen Sie die Software auf, die Ihr Team täglich verwendet: Ihr CRM-System, E-Mail-Plattformen, Helpdesk-Tools, Tabellenkalkulationen, Datenbanken und alles andere, was im Einsatz ist.
Wer betroffen ist
Teilen Sie uns mit, wie viele Personen diese Aufgaben ausführen und wie viel Zeit sie pro Woche dafür aufwenden. Auch grobe Schätzungen sind hilfreich.
Was Erfolg bedeutet
Definieren Sie, was für Sie einen Erfolg darstellt – weniger Support-Anfragen, kürzere Reaktionszeiten, eingesparte Stunden pro Woche, weniger Fehler. Je konkreter, desto besser.
Was Sie zur Discovery mitbringen sollten
Nutzen Sie diese Checkliste zur Vorbereitung auf Ihren Workshop:1
Ihre drei wichtigsten manuellen oder wiederkehrenden Aufgaben auflisten
Notieren Sie die Aufgaben, die Ihr Team immer wieder ausführt und die sich für eine automatische Bearbeitung eignen würden.
2
Ihre aktuell eingesetzten Tools dokumentieren
Sammeln Sie die Namen aller Softwareplattformen, die an den Abläufen beteiligt sind, die Sie automatisieren möchten.
3
Zeit und Personalaufwand schätzen
Notieren Sie, wie viele Teammitglieder beteiligt sind und wie viele Stunden pro Woche ungefähr für jede Aufgabe aufgewendet werden.
4
Ihre Erfolgskennzahlen definieren
Kommen Sie mit mindestens einem messbaren Ergebnis, das Ihnen zeigen würde, dass das Projekt seinen Zweck erfüllt hat.
5
Bekannte Einschränkungen identifizieren
Weisen Sie auf alles hin, was die Automatisierung erschweren könnte – Compliance-Anforderungen, Datenschutzvorgaben, Genehmigungsprozesse oder Systeme mit eingeschränktem API-Zugang.
6
Beispiele mitbringen
Wenn Sie Screenshots, Prozessdokumentationen oder auch nur eine grobe schriftliche Beschreibung davon haben, wie eine Aufgabe abläuft, bringen Sie diese mit. Konkrete Beispiele beschleunigen alles.
Was Sie nach der Discovery erhalten
Innerhalb weniger Werktage nach Ihrem Workshop liefern wir ein Discovery-Dokument. Dieses Dokument dient als Eingabe für die Designphase.Discovery-Dokument
Ihr Discovery-Dokument enthält eine priorisierte Liste von Agenten-Einsatzmöglichkeiten, jeweils bewertet nach geschätztem ROI und Umsetzbarkeit. Es hält Ihre Abläufe, Engpässe, Ihren Technologie-Stack und Ihre Erfolgskriterien in einem Referenzdokument fest, das Ihr gesamtes Team einsehen kann.
Zeitplan
Die Discovery ist typischerweise innerhalb von 1 Woche nach Vertragsunterzeichnung abgeschlossen. Der Workshop wird angesetzt, sobald Ihr Team verfügbar ist; das Discovery-Dokument folgt kurz darauf.